Bezpieczeństwo danych osobowych

Odkąd w życie weszła ustawa o ochronie danych osobowych, w przedsiębiorstwach zatrudniających pracowników trzeba było zmienić metodę przechowywania danych osobowych. Zmiana ta miała dodatkowo zabezpieczyć dane osobowe pracowników. Niestety prowadzenie akt osobowych nie jest prostą sprawą.

Jak prowadzić akta osobowe?

teczki akt osobowychObecne przepisy związane z danymi osobowymi dość mocno się skomplikowały i wywołały niemałe zamieszanie we wszystkich firmach. Trzeba było zmienić niektóre sposoby gromadzenia danych osobowych pracowników. Jednak nigdzie nie można było znaleźć nowej instrukcji w jaki sposób zmienić dotychczasowe metody. Niedługo później pojawiła się informacja w jaki sposób prowadzić teczki akt osobowych. Do tej pory akta osobowe składały się z trzech części: A, B i C. W części A gromadzone były wszystkie informacje związane z ubieganiem się do pracy, czyli kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich firm, świadectwo ukończenia szkoły, kwalifikacje zawodowe oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku. W części B podane były informacje na temat nawiązania stosunku pracy z daną firmą i przebieg zatrudnienia, czyli kwestionariusz osobowy pracownika, pisemnie potwierdzone uczestnictwo na szkoleniu BHP, pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się ze wszystkimi zasadami panującymi w danej firmie, dokumenty związane z urlopem oraz orzeczenia lekarskie okresowe czy kontrolne. W części C natomiast podane były informacje na temat zakończenia stosunku pracy, czyli rozwiązanie stosunku pracy, kopia świadectwa pracy, ewentualnie ekwiwalent za niewykorzystany urlop.  Od stycznia dwa tysiące dziewiętnastego roku dodano część D, w której mają być podane informacje na temat kar porządkowych pracownika. Dzięki wyodrębnieniu czterech części, prowadzenie akt osobowych nie jest skomplikowane i zająć się tym może osoba upoważniona przez pracodawcę. Należy jednak przy tym pamiętać o zachowaniu tajemnicy służbowej. Akta osobowe należy przechowywać w miejscu niedostępnym dla innych nieupoważnionych pracowników oraz osób trzecich. Najlepszym miejscem jest archiwum, które powinno być zamknięte na klucz, a klucz powinny posiadać tylko osoby upoważnione.

Prowadzenie akt osobowych pracowników według odgórnie ustalonych zasad pozwala na bezpieczne gromadzenie danych, niezbędnych do nawiązania stosunku przy z potencjalnym kandydatem. Przechowywanie danych w bezpiecznym miejscu uchroni nas przed kradzieżą danych osobowych oraz prze karami pieniężnymi.

autorr